1.4  Finanz- und Rechnungswesen


Wesentliche Grundlage für alle Aktivitäten im Finanzwesen ist das Interne Kontrollsystems (IKS), welches – auf Anweisung MBA – in die folgenden Prozesse (Nr. 001 bis Nr. 012) gegliedert und sinngemäss auf unsere Struktur angepasst ist:

 

00 IKS Gesamtorganisation
Die vom MBA mit 01 bis 12 identifizierten Prozesse werden – wo sinnvoll – als „Prozesse“ mit der entsprechenden Laufnummer gemäss BSB-spezifischen Rahmenbedingungen umschrieben.

Wichtige Grundlage ist das Handbuch für Rechnungslegung. Das verlinkte PDF ist so ausgestaltet, dass man innerhalb des Verwaltungsnetzes im Inhaltsverzeichnis via Mausklick auf das gewünschte Kapitel kommt.

 

001 Budget / Vorgaben IKS zum Budget
Das Budget wird vom Rektorat auf der folgenden Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG § 14-32)
Finanzcontrollingverordnung (FCV § 9-14)
Budgetformular Berufsfachschulen
Terminvorgaben Budget

Folgende Konten stehen den einzelnen operationellen Einheiten (Technik, Wirtschaft, Weiterbildung) zur Verfügung: Lehrmittel (Allgemein, Hardware, Software, KDMZ), Betriebsmaterial, Exkursionen.

Das Budget wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.
Das Rechnungswesen BSB stellt ab dem zweiten Quartal quartalsweise eine Übersicht über den Kreditstand der laufenden Rechnung zu Handen der verantwortlichen Mitglieder der Schulleitung und dem Ressort Finanzen der Schulkommission zusammen.

 

002a Leistungsbezüge / Einkauf P1.4-01 / Vorgaben IKS zum Einkauf
Bestellungen erfolgen im Rahmen der zugeteilten Kompetenzen; alle Bestellungen über CHF 10‘000 müssen vom Rektor freigegeben werden. Bei Bestellungen über CHF 50‘000 im Einzelfall resp. über CHF 20‘000 jährlich wiederkehrend ist ein schriftlicher Bestellungsantrag zu erstellen und zu begründen.

s.a. D1.4-98 Leitfaden_Submission_BFS_2015

Gesuch für die Beschaffung von Lehrmitteln über Fr. 50'000.-- F1.4-01 EXCEL

 

002b Kreditoren P1.4-02 / Vorgaben IKS zu Kreditoren
Die Kreditorenrechnungen werden im Buchungszentrum (BuZ) des Kantons Zürich eingescannt und mittels dipsIN im SAP zur Zahlung erfasst.

 

003 Debitoren P1.4-03 / Vorgaben IKS Debitoren
Die Debitorenbuchhaltung im SAP erfolgt durch erfassen der Fakturen mittels Eco open. Die Einnahmen erfolgen direkt an die Staatsbuchhaltung.

004 Spesenabrechnungen P1.4-04 / Vorgaben IKS zu Spesen
Bei Reisespesen für angeordnete Dienstreisen und Weiterbildungskurse via Salärzahlung ist das Spesenformular der Bildungsdirektion Kantonales Formular zu F1.4-02 EXCEL zu verwenden. Für Spesen von Mahlzeiten kann die Hilfstabelle F1.4-07 verwendet werden (alle Mahlzeiten pro Tag auf dieselbe Zeile, bei Auslandaufenthalten kann der Umrechnungskurs eingegeben werden).

Wichtig:

  • Es werden grundsätzlich nur Kosten rückerstattet, welche durch die Abteilungsleitung oder Schulleitung vorgängig bewilligt wurden. Ausgenommen sind zwingend notwendige Spesen für langfristige Aufträge (z.B. Einsitz in  bestimmtem Gremim).
  • Weiterbildungen werden über das Formular F1.5-ZH55 rechtzeitig beantragt.
  • Auslagen für Sitzungen von Prüfungskommissionen sind aussschliesslich über diese abzurechnen.
  • Für die Begleichung von Barauslagen ist das Spesenformular F1.4-02 EXCEL zu verwenden. Alternativ kann auch eine Rechnung an die BSB F1.4-04 WORD gestellt werden. Barauszahlungen finden nur in Ausnahmenfällen statt.

 

005 Kasse P1.4-05 / Vorgaben IKS zu Kasse
Die Verbuchung erfolgt über DipsIn.

 

006 Lager / Inventar P1.4-06 / Vorgaben IKS zum Lager
Die Inventarisierung erfolgt mit Hilfe von "Inventify".
Die Inventarliste wird aus diesem System gezogen.

 

007 Gewähren von Entlastungen P1.4-07 / Vorgaben IKS zu Entlastungen
Basis der Anstellung von Lehrpersonen ist ihre Unterrichtsverpflichtung. Für gewichtige weitere Aufgaben ist eine Entlastung von der Unterrichtsverpflichtung vorgesehen.

 

008 Führen des Stundenkontos P1.4-08 / Vorgaben IKS zu Stundenkonten
Das Stundenkonto wird in Semesterlektionen geführt. Für die detailgetreue Erfassung der Kostenfolgen bei Stellvertretungen und kurzen Lehraufträgen verwenden die Abteilungen das Formular Stellvertretung / stundenweise Besoldung F1.4-06 EXCEL, der Nummernkreis ist vom Rechnungswesen anzufordern.

 

009 Arbeitszeitkontrolle P1.4-09 / Vorgaben IKS zu Arbeitszeitkontrolle
Die Arbeitszeitkontrolle des Verwaltungspersonals erfolgt mittels einer GLAZ-Tabelle.

 

010 Jahresabschluss / Vorgaben IKS zu Jahresabschlüssen
Der Jahresabschluss wird vom Rektorat auf der folgenden Basis gemäss Vorgaben des MBA erstellt:

Gesetz über Controlling- und Rechnungslegungs (CRG § 14-32)
Rechnungslegungsverordnung (RLV § 44-57)
Finanzcontrollingverordnung (FCV § 9-14)
Handbuch für Rechnungslegung (HBR Kapitel 3 Rechnungslegungen – Allgemeiner Teil)
Instruktionen Jahresabschluss
Terminvorgaben Jahresabschluss

Der Jahresabschluss (Output: Jahresabschlussordner mit visierten Nachweisen) wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.

 

011 Anwenden und Betreiben von Applikationen P1.4-11
Die IT-Verantwortung der Schulverwaltungssoftware liegt beim MBA. Mit einem grossen Pilotprojekt wird die IT-Infrastruktur fundamental erneuert.

 

012 Führung von Bank- und Postkonten P1.4-12

Sind zur ordentlichen Abwicklung von Aufgaben der Schule spezifische Bank- resp. Postkonten erforderlich, so ist dies dem Rechnungswesen BSB zu beantragen. Falls es sich um ein Staatskonto handelt, wird der Rektor dies mit der MBA Checkliste Eröffnung Bank- und Postkonten F1.4-99 EXCEL gemäss MBA Merkblatt Eröffnung von neuen Bank- und Postkonten D1.4-99 der Finanzverwaltung beantragen




Output (Akten als Resultat des Prozesses)


Ident Beschreibung Referenz Ort Dauer

A1.4-01

Budget

SAP

SHB1.4

ZW

A1.4-02

Leistungsauftrag

SHB1.4

Re

A1.4-03

Budget Controlling

Pfad: N:\01 Finanzen & Personelles\Budget\Controlling

SHB1.4

ZW

3

A1.4-04

Buchungsbelege

SHB1.4

Re

10

A1.4-05

Inventurlisten

SHB1.4

Re

10

A1.4-06

Arbeitszeitkontrolle Mitarbeiter/-innen

SHB1.4

Re

10

A1.4-07

Stundenkonti Lehrpersonen (Zusammenfassung)

Pfad: N:\01 Finanzen & Personelles\Stundenkonti & Entlastungen

SHB1.4

Re

10

A1.4-08

Jahresabschluss

Pfad: N:\01 Finanzen & Personelles\Jahresabschluss

SHB1.4

Re

A1.4-09

BISTA-Statistik Wi

Pfad: N:\01 Finanzen & Personelles\Jahresabschluss

SHB1.4

WI

A1.4-10

BISTA-Statistik Te

Pfad: Login Kanton

SHB1.4

TE

A1.4-11

BISTA-Statistik WB

Pfad: Login Kanton

SHB1.4

ZW

A1.4-12

IKS Reporting

SHB1.4

Re

A1.4-13

IKS Umfeld

SHB1.4

Re