1.4 Finanz- und Rechnungswesen
Wesentliche Grundlage für alle Aktivitäten im Finanz- und Rechnungswesen ist das Interne Kontrollsystems (IKS), welches auf Anweisung des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes (MBA) in die folgenden Prozesse (Nr. 001 bis Nr. 012) gegliedert ist:
IKS Gesamtorganisation
Die vom MBA mit 001 bis 012 identifizierten Prozessen werden – wo sinnvoll – als „Prozesse“ mit der entsprechenden Laufnummer gemäss BSB-spezifischen Rahmenbedingungen umschrieben.
001 Budget
Das Budget wird von der Schulleitung nach den Vorgaben des MBA erstellt. Grundlagen und Hilfsmittel:
- Budgetformular Berufsfachschulen inkl. Terminvorgaben
- Richtlinie zur Finanzierung von kantonalen Berufsfachschulen
- Verordnung über die Finanzierung von Leistungen der Berufsbildung (VO)
- Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG 14-32)
- Finanzcontrollingverordnung (FCV 9-14)
Das Budget wird von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.
Das Rechnungswesen BSB stellt ab dem zweiten Quartal quartalsweise eine Übersicht über den Kreditstand der laufenden Rechnung zu Handen der verantwortlichen Mitglieder der Schulleitung zusammen.
002a Leistungsbezüge / Einkauf P1.4-01
Bestellungen erfolgen im Rahmen der zugeteilten Kompetenzen. Bei Bestellungen über CHF 50‘000 im Einzelfall resp. über CHF 20‘000 jährlich wiederkehrend ist ein schriftlicher Antrag um Ausgabenbewilligung zu erstellen und zu begründen (kant. Formular). Grundlagen:
- Richtlinie „Beschaffungswesen an den Mittel- und Berufsfachschulen des Kantons Zürich“.Beschaffung & Einkauf Kanton
002b Kreditoren P1.4-02
Die Kreditorenrechnungen werden im Buchungszentrum (BuZ) des Kantons Zürich eingescannt und mittels Maxflow im SAP zur Zahlung erfasst und visiert.
003 Debitoren P1.4-03
Die Debitorenbuchhaltung im SAP erfolgt durch Erfassen der Fakturen mittels Ecoweb. Die Einnahmen erfolgen direkt an die Staatsbuchhaltung.
004 Spesenabrechnungen P1.4-04
Bei Reisespesen für angeordnete Dienstreisen und Weiterbildungskurse ist das Spesenformular der Bildungsdirektion Kantonales Formular zu F1.4-02 zu verwenden (Begleichung mit Lohnzahlung). Auslagen für die Schule/Klassen/Kommissionen können mittels Rechnung an die BSB F1.4-04 unter Beilage der Kaufbelege abgerechnet werden (Begleichung via Überweisung). Für Spesen von Mahlzeiten im Ausland kann die Hilfstabelle F1.4-07 verwendet werden.
Wichtig
- Es werden grundsätzlich nur Kosten rückerstattet, welche durch die Abteilungsleitung oder Schulleitung vorgängig bewilligt wurden.
- Weiterbildungen werden über das Formular 5-ZH55 rechtzeitig beantragt.
- Auslagen für Sitzungen von Prüfungskommissionen sind ausschliesslich über diese abzurechnen.
- Für die Begleichung von Barauslagen ist das kant. Spesenformular (F1.4-02 Spesenformular) zu verwenden. Alternativ kann auch eine Rechnung (F1.4-04 Rechnung an BSB) gestellt werden. Barauszahlungen finden nur in Ausnahmenfällen statt.
005 Kasse P1.4-05
Die Verbuchung erfolgt über DipsIn/Maxflow/SAP.
006 Lager / Inventar P1.4-06
Die Inventarisierung erfolgt jährlich.
007 Gewähren von Entlastungen P1.4-07
Basis der Anstellung von Lehrpersonen ist ihre Unterrichtsverpflichtung (Pflichtpensum, zugesicherter Beschäftigungsgrad). Für Zusatzaufgaben gemäss der kant. Richtlinie "Anwendung des Stundenkontos und Gewährung von Zusatzleistungen und Entlastungen für Lehrpersonen der kantonalen Berufsfachschulen" ist eine individuelle Entlastung von der Unterrichtsverpflichtung möglich.
008 Führen des Stundenkontos P1.4-08
Das Stundenkonto wird in Semesterlektionen resp. Einzellektionen geführt. Für die detailgetreue Erfassung der Kostenfolgen bei Stellvertretungen und kurzen Lehraufträgen füllt die Lehrperson das Formular F3.2-04 Arbeitsrapport Stellvertretungen aus. Die zu vertretende Lehrperson reicht das Formular F3.2-05 Gesuch Dispensation vom Unterricht für Lehrkräfte der Abteilungsleitung ein. Die Abteilungsleitung visiert beide Dokumente und leitet sie dem Rektorat zur Weiterverarbeitung weiter.
009 Arbeitszeitkontrolle P1.4-09
Die Arbeitszeitkontrolle des Verwaltungs- und Betriebspersonals erfolgt digital mithilfe des Zeiterfassungssystems inova.time.
010 Jahresabschluss
Der Jahresabschluss wird vom Rektorat gemäss Vorgaben und in einem Abschlussordner erstellt.
Instruktionen Jahresabschluss durch das MBA
Terminvorgaben Jahresabschluss
Gesetz über Controlling- und Rechnungslegung (CRG § 14-32)
Rechnungslegungsverordnung (RLV § 44-57)
Finanzcontrollingverordnung (FCV § 9-14)
Budget-Abweichungen werden in der Differenzbegründung erklärt. Der Jahresabschluss (Output: Jahresabschlussordner mit visierten Nachweisen) wird zusammen mit der Differenzbegründung von der Schulkommission beraten und zur Kenntnis genommen.
011 Anwenden und Betreiben von Applikationen P1.4-11
Die Benutzerlisten (z.B. Schulverwaltungssoftware Ecoweb, Intranet Sek. II, Puls Avanti, Refline) sowie die Schlüssel-/Badge-Listen gemäss Zutrittsberechtigungskonzept werden jährlich überprüft und archiviert. Passwortempfehlungen werden periodisch abgegeben.
012 Führung von Bank- und Postkonten
Sind zur ordentlichen Abwicklung von Aufgaben der Schule spezifische Bank- resp. Postkonten erforderlich, beantragt die Schule (Rektorat) eine Kontoeröffnung beim Amt. Falls es sich um ein Staatskonto handelt, erfolgt das Vorgehen gemäss Checkliste F1.4-99 und dem Merkblatt D1.4-99 der Finanzverwaltung.
Für Lehrpersonen und Mitarbeitende: Häufig verwendete Formulare im Zusammenhang mit Finanzen
F3.2-04 Arbeitsrapport Stellvertretungen
F3.2-05 Gesuch Dispensation vom Unterricht für Lehrkräfte
F1.4-08 Abrechnungsformular Begleitung Sprachaufenthalt KV
Hilfstabelle Spesenabrechnung Hauptmahlzeiten bei Begleitung Sprachaufenthalt KV
Output (Akten als Resultat des Prozesses)
| Ident | Beschreibung | Referenz | Ort | Dauer |
|---|---|---|---|---|
A1.4-01 |
Budget
SAP |
SHB1.4 | ZD |
10 |
A1.4-02 |
Leistungsauftrag
N:\1 Führung und Organisation\1.1 Organisation und Auftrag\1.1.3 Autrag |
SHB1.4 | Re , SA |
10 |
A1.4-03 |
Budget Controlling
Pfad: N:\2a Finanzielles\2.1 Rechnungswesen\2.1.6 Budget und Controlling |
SHB1.4 | ZD |
10 |
A1.4-04 |
Buchungsbelege
DipsIN |
SHB1.4 | Re |
10 |
A1.4-05 |
Inventurlisten
Pfad: N:\2a Finanzeilles/2.1 Rechnungswesen/2.1.8 Inventar |
SHB1.4 | Re |
10 |
A1.4-06 |
Arbeitszeitkontrolle Mitarbeiter/-innen | SHB1.4 | Re |
10 |
A1.4-07 |
Stundenkonti Lehrpersonen (Zusammenfassung)
Pfad: N:\3 Personelles\3.1 Lohn\3.1.4 Stundenkonti |
SHB1.4 | Re |
10 |
A1.4-08 |
Jahresabschluss
Pfad: N:\2a Finanzielles\2.1 Rechnungswesen\2.1.7 Rechnung-Abschluss |
SHB1.4 | Re |
10 |
A1.4-09 |
BISTA-Statistik Wi
Ecoweb |
SHB1.4 | KV |
∞ |
A1.4-10 |
BISTA-Statistik Te
Ecoweb |
SHB1.4 | EL_MB |
∞ |
A1.4-11 |
BISTA-Statistik WB
Ecoweb |
SHB1.4 | ZD |
∞ |
A1.4-12 |
IKS Reporting
Pfad: N\2a Finanzielles\2.2 IKS |
SHB1.4 | ZD |
10 |
A1.4-13 |
IKS Umfeld
Pfad: N\2a Finanzielles\2.2 IKS |
SHB1.4 | ZD |
10 |